POLÍTICA DE PRIVACIDAD ESPECIAL PARA LA SELECCIÓN DE PERSONAL A TRAVÉS DE LA PLATAFORMA TEAMTAILOR

Para la publicación de vacantes y la gestión del proceso de aplicación de Aspirantes a Cargo (“en adelante “LOS USUARIOS”) se utilizará la plataforma  Grupo Manuelita diseñada por el proveedor TeamTailor y operada por las sociedades de Manuelita S.A., Manuelita Corporativa S.A.S., Aceites Manuelita S.A. y Palmar de Altamira S.A.S. como responsables del tratamiento de los datos personales (en delante de forma conjunta “LAS COMPAÑÍAS” y de forma individual “LA COMPAÑÍA”) que se recolecten a través de cada vacante ofertada. Es de vital importancia que los USUARIOS se sientan seguros y estén informados sobre el tratamiento que se les dará a sus datos personales durante el proceso de selección. Siendo así, LA COMPAÑÍA y/o LAS COMPAÑÍAS correspondientes tratará(n) únicamente los datos que sean suministrados por medio de las ofertas de trabajo y/o directamente por el USUARIO, demostrando independencia en sus procesos, manteniendo el mayor nivel de protección de los datos y haciendo cumplir lo descrito en la presente política de privacidad.

1. ÁMBITO DE APLICACIÓN

Los principios y disposiciones contenidas en el presente documento serán aplicables a los datos personales que traten LAS COMPAÑÍAS en el territorio colombiano, siguiendo los términos de la Ley 1581 de 2012 y sus Decretos Reglamentarios o normas que los modifiquen o sustituyan. Los datos personales de los USUARIOS serán tratados con la finalidad de gestionar y facilitar la selección de personal frente a las vacantes otorgadas por cada una de LAS COMPAÑÍAS en pro del Core de negocio a través de la plataforma TeamTailor.

2. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES DE LOS USUARIOS

LAS COMPAÑÍAS realizaran el Tratamiento de los Datos Personales de los USUARIOS que hayan otorgado la debida Autorización a través de la plataforma de TeamTailor. El consentimiento será solicitado al USUARIO durante la fase inicial de registro a la vacante y mediante la creación de cuenta en la plataforma (si el USUARIO no da su autorización en esta fase no se podrá seguir con el proceso), cabe resaltar que cada una de LAS COMPAÑÍAS de forma independiente será responsable del tratamiento de los datos personales que haya recolectado a través de sus ofertas.

En desarrollo de los principios rectores para el tratamiento de Datos Personales contemplados en la Ley 1581 de 2012, la recolección de Datos Personales por parte de LAS COMPAÑÍAS se limitará a aquellos Datos Personales que son pertinentes y adecuados para la finalidad para la cual son recolectados o requeridos conforme a la normatividad vigente. Salvo en los casos expresamente previstos en la Ley, no se podrán recolectar Datos Personales sin autorización del USUARIO.

LAS COMPAÑÍAS tienen la obligación de mantener la confidencialidad de los Datos Personales objeto de Tratamiento y sólo podrán divulgarlos mediando autorización del USUARIO o por solicitud expresa de las entidades de vigilancia y control y autoridades que tengan la facultad legal de solicitarla, y permitirán en todo momento y de manera gratuita conocer, actualizar y corregir la información personal del USUARIO de conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012.

Los datos que recolectamos son: i) Nombre completo; ii) Tipo y número de documento de identidad; iii) Género; iv) Correo electrónico personal; v) Número telefónico (fijo y/o móvil); vi) Ubicación; vii) Fecha de nacimiento; viii) Estado civil; ix) Nacionalidad; x) Dirección de residencia; xi) Profesión; xii) Historial académico; xiii) Experiencia laboral; xiv) Referencias personales y/o laborales; xv) Dirección IP de contacto; xvi) Cookies.

El Tratamiento de datos incluye la recolección, almacenamiento, procesamiento, administración, utilización, validación, consulta, transferencia, transmisión y destrucción, en la forma permitida por la ley y siguiendo las finalidades, tales como, pero sin limitarse a: i) El desarrollo de procesos de selección actuales y futuros; ii) La creación de cuenta en la Plataforma; iii) Llevar a cabo actividades como aplicar a vacantes, responder preguntas prefiltros, programar y realizar entrevistas a través del Chatbot, llamadas, WhatsApp, Microsoft Teams Zoom y/o por cualquier otro medio; iv) Permitir la búsqueda de su perfil como candidato en las Plataformas de LinkedIn, Facebook, otras redes sociales y/o plataformas de empleo ; v) Analizar y almacenar las respuestas otorgadas en la presentación de las pruebas técnicas, psicométricas y/o de conocimiento; vi) Realizar tratamiento de la información por parte de distintas áreas de LAS COMPAÑÍAS; vii) Enviar mensajes de texto (SMS y USSD), mensajes de datos o realizar llamadas con finalidades propias del proceso de selección como actualización de datos, notificación de las etapas del proceso o verificar su identidad por cuestiones de seguridad, dentro del horario establecido por la norma aplicable, las cuales podrán ser llevadas a cabo a través de cualquier medio tales como SMS, WhatsApp, correo electrónico, teléfono fijo o móvil, Chatbot, redes sociales o cualquier medio de contacto suministrado por el USUARIO; viii) Atención de consultas, peticiones, solicitudes, acciones, quejas y reclamos, hechas por el USUARIO de la información o por las personas autorizadas por este o la Ley, o por entidades del sistema general de seguridad social a los que el USUARIO esté o hubiere estado vinculado; ix) Transferir o transmitir la información entre Compañías del mismo grupo empresarial, Aliados, Proveedores, contratistas, y/o terceros nacionales o extranjeros (denominado Encargado o Responsable respectivamente), incluso en países que no cuentan con niveles superiores o iguales de protección a Colombia, cuando ello sea necesario para el desarrollo de sus operaciones, siendo así, previo a ello suscribiremos un acuerdo de transmisión o transferencia, según corresponda; x) Realizar auditorías externas e internas; xi) Llevar a cabo actividades de videovigilancia, a partir del análisis de los datos biométricos que faciliten el reconocimiento facial y la autenticación de la identidad del USUARIO, a través de los sistemas de videovigilancia ubicados en las instalaciones físicas de LAS COMPAÑÍAS; xii) Realizar el control y la prevención del terrorismo y de lavado de activos, incluyendo pero sin limitarse a la consulta en listas restrictivas, y toda la información necesaria requerida de acuerdo a la normatividad aplicable.

Adicionalmente, durante el proceso de selección es posible que necesitemos que los USUARIOS nos suministren los siguientes datos de naturaleza sensible: i) Estado de Salud resultante de exámenes médicos necesarios para la contratación o reintegro; ii) Existencia o no de discapacidades; iii) pertenencia a población vulnerable; iv) Características físicas y datos biométricos como la imagen, la voz, la silueta, ademanes, como consecuencia de la creación de perfiles en la Plataforma, comunicaciones telefónicas o virtuales, la realización de video presentación o video entrevistas; v) Dirección IP, entre otros que sean calificados por la ley como datos de tipo sensible.

Cuando el tratamiento de información involucre datos de tipo sensible, es decir, datos que afectan la intimidad del USUARIO o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, como aquellos que revelen información de salud física y mental, vida sexual, datos biométricos, origen étnico, orientación política, convicciones religiosas, afiliación sindical e intereses políticos, LAS COMPAÑÍAS garantizarán que su tratamiento se efectué conforme a las limitaciones legales y asegurando que: i) Siempre se cuente con la autorización previa, informada, explícita y expresa para efectuar dicho tratamiento; ii) El USUARIO haya sido informado del carácter facultativo de su autorización;. iii) No condicionará ninguna actividad a solicitud de este tipo de datos; iv) Cuando su tratamiento esté reglamentado explícitamente en la ley.

3. DERECHOS DE LOS USUARIOS

Son Derechos de los USUARIOS de la información:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a LA COMPAÑÍA a quién haya suministrado sus datos mediante la aplicación de la vacante o los Encargados del Tratamiento de Datos designados por esta. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

Solicitar prueba de la autorización otorgada a LA COMPAÑÍA, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento.

Ser informado por LA COMPAÑÍA responsable del tratamiento de los datos otorgados frente a la vacante ofertada, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.

Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

Acceder en forma gratuita y de manera fácil y sencilla a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento, de acuerdo con el artículo 21 del Decreto 1377 del 2013.

Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la Ley.

Conocer la dependencia o persona facultada por LA COMPAÑÍA a la que aplico a la vacante, frente a quien podrá presentar quejas, consultas, reclamos y cualquier otra solicitud sobre sus Datos Personales.

Las demás que señale la normatividad vigente.

4. RESPONSABLES Y CANALES PARA LA ATENCIÓN DE PQRS DE LOS USUARIOS

Cada una de LAS COMPAÑÍAS dentro de su política marco de tratamiento de datos personales a designado como Oficina de Protección de Datos Personales a las áreas que se relacionan a continuación, quienes serán responsables de la recepción, atención y respuesta a las peticiones, quejas, reclamos y en general de cualquier tipo de consulta relacionada con los datos personales de los USUARIOS que hayan sido objeto de tratamiento durante el proceso de selección para cada vacante ofertada:

LA COMPAÑÍA

MANUELITA S.A.

Responsables atención PQRS

Departamento Jurídico

Correo electrónico

protecciondedatos@manuelita.com

Oficina Física

Centro de recepción de Archivo ubicado en: Kilómetro 7 Vía Palmira - El Cerrito, Palmira-Valle-Colombia

Página web

https://manuelita.com/contacto/ (opción Habeas Data)

LA COMPAÑÍA

MANUELITA CORPORATIVA S.A.S.

Responsables atención PQRS

Abogado Corporativo

Correo electrónico

protecciondedatoscorp@manuelita.com

Oficina Física

Centro de recepción de Archivo ubicado en: Kilómetro 7 VíaPalmira – el Cerrito, Palmira-Valle-Colombia

Página web

https://manuelita.com/contacto/ (opción Habeas Data)

LA COMPAÑÍA

ACEITES MANUELITA S.A.

Responsables atención PQRS

Departamento Jurídico

Correo electrónico

protecciondedatosamsa@manuelita.com

Oficina Física

Av. 40 Cll 16B – 159, Centro Comercial Villacentro, Locales 8 y 9. Villavicencio-Meta-Colombia.

Página web

https://manuelita.com/contacto/ (opción Habeas Data)

El departamento jurídico de ACEITES MANUELITA S.A. obrará como Oficina de Protección de Datos Personales de Palmar de Altamira S.A.S.

LA COMPAÑÍA

PALMAR DE ALTAMIRA S.A.S

Responsables atención PQRS

Departamento Jurídico de Manuelita Aceites y Energía (Aceites Manuelita S.A)

Correo electrónico

protecciondedatospalmar@manuelita.com

Oficina Física

Av. 40 Cll 16B – 159, Centro Comercial Villacentro, Locales 8 y 9. Villavicencio-Meta-Colombia.

Página web

https://manuelita.com/contacto/ (opción Habeas Data)

El procedimiento por seguir frente al acceso, consulta, rectificación y actualización de información que tiene cada una de LAS COMPAÑÍAS, puede ser consultado en cada una de sus políticas marco para el tratamiento de datos personales, ingresando al siguiente enlace: https://manuelita.com/aviso-autorizacion-tratamiento-datos-personales/ y dando clic en LA COMPAÑÍA de su interés.

5. DURACIÓN DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES DE LOS USUARIOS

Si usted como USUARIO no se opone por escrito al tratamiento de sus datos personales, almacenaremos y trataremos los datos personales durante el tiempo que consideremos necesario en relación con las finalidades descritas anteriormente y teniendo en cuenta los indicado en la legislación vigente en materia de protección de datos. El USUARIO puede ser interesante para futuras vacantes y para este fin podemos almacenar los Datos personales hasta que dejen de tener valor como posibles prospectos. Señor USUARIO, si desea que sus Datos personales no sean tratados con este fin (futuras vacantes), le rogamos que se ponga en contacto con LA COMPAÑÍA a quien otorgo sus datos utilizando los canales de contacto que figuran en la sección 4.

6. TRANSFERENCIA O TRANSMISIÓN DE DATOS PERSONALES DE LOS USUARIOS A TERCEROS

Cuando LAS COMPAÑÍAS requieran enviar o transmitir datos a uno o varios Encargados ubicados dentro y fuera del territorio de la República de Colombia, establecerán cláusulas contractuales o celebrarán un contrato de transmisión de Datos Personales en el que, entre otros, se pacte lo siguiente:

Los alcances y finalidades del Tratamiento.

Las actividades que el Encargado realizará en nombre de LA COMPAÑÍA.

Las obligaciones que debe cumplir el Encargado respecto del USUARIO del dato y LA COMPAÑÍA.

El deber del Encargado de tratar los datos de acuerdo con la finalidad autorizada para el mismo y observando los principios establecidos en la Ley colombiana y la presente POLÍTICA.

La obligación del Encargado de proteger adecuadamente los Datos Personales y las bases de datos, así como de guardar confidencialidad respecto del Tratamiento de los datos transmitidos.

Una descripción de las medidas de seguridad concretas que van a ser adoptadas tanto por LA COMPAÑÍA como por el Encargado de los datos en su lugar de destino.

LAS COMPAÑÍAS no solicitarán la Autorización de transferencias internacionales de Datos Personales cuando esta transferencia se encuentre amparada en alguna de las excepciones previstas en la Ley y sus Decretos Reglamentarios.

Actualmente, cooperamos con las siguientes categorías de encargados del tratamiento de datos personales: Teamtailor, como diseñador de la plataforma de “Trabajo con Nosotros”, empresas de servidores y hosting, empresas de referencia de correo electrónico, empresas de procesamiento de vídeo, empresas de seguridad y vigilancia, empresas prestadoras de salud, empresas de suministro de información y empresas de servicios analíticos.

7. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, LAS COMPAÑÍAS han adoptado medidas técnicas, humanas y administrativas consideradas necesarias para otorgar seguridad a los Datos Personales objeto de Tratamiento, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Sin embargo, las transferencias de información a través de Internet y de las redes móviles nunca pueden llevarse a cabo sin ningún riesgo, por lo que todas las transferencias se realizan bajo el propio riesgo de la persona que transfiere los datos. Es importante que los USUARIOS también asuman la responsabilidad de garantizar la protección de sus datos y sobre todo que los datos de inicio de sesión se mantengan en secreto.

8. COOKIES

Cuando los USUARIOS utilizan la plataforma de “Trabaja con Nosotros”, la información sobre el uso puede almacenarse en forma de cookies. Las cookies son archivos de texto pasivos que se almacenan en el navegador de Internet del dispositivo de la Persona, como el ordenador, el teléfono móvil o la tableta, cuando se utiliza la plataforma. Utilizamos cookies para mejorar el uso del Plataforma, las cuales pueden ser imprescindibles para que la página funcione adecuadamente y para realizar un análisis y comprender cómo se utiliza la plataforma. La información que se recopila a través de las cookies puede contener datos personales, en estos casos estará regulada por nuestra Política sobre cookies.

El USUARIO puede desactivar en cualquier momento el uso de cookies cambiando la configuración local de sus dispositivos. Tenga en cuenta que la desactivación de las cookies puede afectar algunas funciones de la plataforma.

9. MODIFICACIONES

Nos reservamos el derecho de modificar los términos y condiciones del presente documento como parte de nuestro esfuerzo por cumplir con las obligaciones establecidas por la Ley 1581 de 2012, los decretos, reglamentarios y demás normas que complementen, modifiquen o deroguen. En los casos que esto ocurra se publicará con 15 días de anticipación a su vigencia dentro de la plataforma “Trabajo con Nosotros” y se considerada comunicado a las partes interesadas.

10. CONTACTO PÁGINA WEB GRUPO MANUELITA

Para conocer sobre nuestros productos, obtener más información sobre LAS COMPAÑÍAS o para comunicarse con nosotros en relación con otros asuntos, por favor, utilice los canales de comunicación que se encuentran disponibles en el siguiente enlace: https://manuelita.com/contacto/, adicionalmente, si quiere conocer más sobre el tratamiento que le damos a los datos personales puede leer nuestras políticas marco para el tratamiento de los datos personales a través del siguiente enlace: https://manuelita.com/aviso-autorizacion-tratamiento-datos-personales/

11. VIGENCIA

El presente documento entrara en vigor a partir de la fecha de su publicación. Las revisiones como las actualizaciones serán consignadas en la siguiente tabla:

Versión

Fecha

Cambio introducido

1.0

Septiembre/2024

Creación del documento